Gestion de Syndicats de copropriétés


Nous faisons la gestion de Syndicats de copropriétés divise ou indivise.
Nous offrons différentes options de forfaits pour les petites, moyennes et grandes copropriétés.
Nos forfaits sont personnalisés pour toutes grandeurs de copropriétés et ils sont les plus compétitifs dans l’industrie.

Petites copropriétés 1 unité à 39 unités ;

Notre solution pour les petites copropriétés, avec les revenus et ressources limités, est un forfait fixe mensuel qui inclus tous les services et documents essentiels pour que votre copropriété soit gérée d’une façon efficace et à coût abordable.

Contactez-nous pour une offre de service sans obligation 7 jours/semaine.

Moyennes copropriétés 40 unités à 99 unités ;

Nous avons les solutions pour les moyennes copropriétés qui inclut tous les services de Gestion complète « Clé en Main » d’une grande copropriété : Financière, Administrative et Opérationnelle mais adapté pour les besoins spécifiques requis de votre copropriété à un coût très abordable.

Contactez-nous pour une offre de service sans obligation 7 jours/semaine.

Grandes copropriétés 100 unités et plus ;

Notre forfait de Gestion complète qui inclut tous les services possibles pour la Gestion Complète « Clé en Main » est une option sans souci, une solution qui donne aux administrateurs, copropriétaires et résidents la tranquillité d’esprit et un service incomparable à un coût hors de l’ordinaire dû à la quantité d’unités.

Contactez-nous pour une offre de service sans obligation 7 jours/semaine.

Services de Gestion de Copropriété

1-Services généraux

  • Démarrage du syndicat de copropriété
  • Implantation du système informatique comptable du syndicat
  • Assemblée de transition et transfert de pouvoir du Promoteur/Constructeur aux nouveau Conseil d’Administration
  • 2 gestionnaires dédiés à l’immeuble en tout temps ainsi qu’une équipe de support au bureaux d’Immpax
  • Les 2 gestionnaires disponibles par téléphone et courriel en tout temps
  • Réceptionnistes disponibles à nos bureaux de 8h30 à 17h00 les jours de la semaine pour répondre à tous les appels.
  • Service d’Urgence disponible 24 heures par jour & 7 jours semaine au 514-807-2228.
  • Inclut les services de technologies suivants :
    • Accès au système comptable et de gestion de copropriété Condo Manager
    • Un Site Web dédié aux copropriétaires et administrateurs
    • Le système de prélèvements automatiques Otonom Solution pour le paiement de frais de condos.
    • Système de « Scan Chèques » pour dépôts automatiques des frais de condo dans le compte bancaire du syndicat.
    • Le système de communication complètement intégré, pour les copropriétaires, administrateurs et gestionnaires Building Link
  • Immpax offre aux syndicats de copropriété des rabais de volume sur les achats de tous les matériaux pour les réparations, rénovations, entretien et maintenance de la copropriété en plus des économies avec nos fournisseurs de services.
  • Immpax vous offre GRATUITEMENT une inspection de votre immeuble, avec une liste des déficiences qui seront déterminées.

2-Gestion Comptable et Financière

  • Tenue des livres et comptabilité mensuel
  • Perception, dépôt, suivi, rappel et collection des frais de condo
  • Envoie des états de comptes mensuels des frais de condo par voie électronique et manuel
  • Conciliation bancaire et suivi des comptes bancaires mensuel
  • Signature des chèques par les membres du conseil d’administration
  • Paiement des factures des services courants, des fournisseurs, entrepreneurs, achats & contrats
  • Planification budgétaire prévisionnelle annuelle
  • Contrôle budgétaire
  • Préparation et transmission du rapport financier trimestriel & annuel
  • Préparation et envoie de la déclaration annuelle et modificative au “Registraire des entreprises”

3-Gestion de l’entretien, maintenance, travaux, réparations, rénovations, sinistres/urgences, projets,

  • Visite et inspection de l’immeuble
  • Service d’urgence 24 heures/ 7 jours au 514-807-2228
  • Gestion et supervision des fournisseurs de tous services réguliers contractuels
    -Nettoyage & Entretien des espaces des parties communes (conciergerie)
    -Nettoyage & Entretien de la piscine et jacuzzi
    -Paysagement & tonte de la tourbe -Déneigement -Extermination
    -Nettoyage des vitres des parties communes
    -Remplacement et vérification des filtres du système centrale de ventilation/chauffage
    -Vérification & inspection des ascenseurs
    -Vérification et lecture des compteurs d’eau de la ville
    -Vérification et lecture des compteurs électriques
    -Vérification et lecture des compteurs de gaz naturel, propane, mazout
    -Vérification & inspection des gicleurs d’eau par le département de l’incendie
    -Vérification & inspection du panneau d’alarme incendie
    -Vérification & inspection des détecteurs de fumée, gas et chaleur dans les parties communes
    -Vérification & inspection des extincteurs
    -Gardes de sécurité-Portiers
    -Service de valet -Service de concierge
  • Collecte et analyse des soumissions (Minimum 3 soumissions par produit, service, travaux majeurs et travaux mineurs, etc.)
  • Gestion, supervision, coordination & inspection des travaux et réparations mineures, (ex. bris, peinture, intercom, alarme, etc.).
  • Gestion, supervision, coordination & inspection des travaux et réparations majeures et gestion des projets (toiture, portes & fenêtres, maçonnerie, fondation, balcons, enveloppe et étanchéité, etc.).
  • Gestion, supervision, coordination & inspection des travaux de réparations dû aux sinistres mineurs
  • Gestion, supervision, coordination & inspection des sinistres majeurs et travaux de réparations dues aux sinistres majeurs (feu, fuites/dégâts d’eau, forces majeures)
  • Gestion, supervision, coordination & inspection de travaux relatifs aux techniques spéciales
  • Étude, négociation et conclusion des contrats
  • Recommandation au conseil d’administration
  • Suivi des échéanciers
  • Suivi des garanties
  • Suivi des conformités à la réglementation
  • Rapport sur l’état du bâtiment et des mesures préventifs
  • Déplacement pour achat de matériaux ou fournitures pour l’entretien et réparations
  • Recherche d’expertise sur demande

4-Gestion des Assurances

  • Négociation des contrats d’assurance
  • Acquittement des primes d’assurance
  • Suivi des évaluations de l’immeuble
  • Collecte des preuves d’assurance des copropriétaires
  • Suite à un sinistre : la gestion, supervision, coordination & inspection, soumissions, expertises, travaux, réparations, réclamations

5-Réunions du conseil d’administration

  • Préparation, coordination et assistance des réunions
  • Préparation de la convocation, l’ordre du jour et autres documents
  • Contrôle des présences
  • Rédaction du procès-verbal

6-Assemblée générale annuelle des copropriétaires

  • Prévoir la date, l’heure et le lieu
  • Préparation des avis de convocations
  • Préparation de l’ordre du jour et d’autres documents requis
  • Envoi postale et électronique des documents d’assemblée à tous les copropriétaires
  • Présidence de l’assemblée
  • Secrétaire de l’assemblée
  • Préparation de l’information pour le registre des présences : noms, valeurs relatives de chaque unité (quote part), copropriétaires en défauts
  • Préparation du registre des présences
  • Réceptions des procurations
  • Préparation d’un rapport annuel (résumé des réalisations du conseil d’administration)
  • Présentations des états financiers, budget, entretien & réparations, travaux, etc.
  • Contrôle des enregistrements des votes
  • Rédaction du procès-verbal de l’assemblée
  • Transmission du procès-verbal de l’assemblée

7-Tenue des Registres

  • Registre des copropriétaires : noms et adresses de chaque copropriétaire, coordonnées, etc
  • Registre des locataires : nom et adresse de chaque locataire, coordonnées, bail
  • Registre des casiers-lockers
  • Registre des stationnements
  • Registre des terrasses
  • Registre des chauffe-eaux et date de remplacement
  • Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration
  • Les procès-verbaux de l’assemblée générale
  • Les états financiers
  • La déclaration de copropriété et amendements
  • Les règles et réglementation du Syndicat
  • Carnet d’entretien
  • Plan cadastrale et plans et devis de l’immeuble
  • Plan du stationnement
  • Plan des terrasses
  • Plan des casiers-lockers
  • Contrats
  • Garanties

8-Gestion de la déclaration de copropriété

  • Communication des règles et réglementation aux copropriétaires
  • Organisation des méthodes d’application des règles et réglementation
  • Suivi des plaintes des copropriétaires
  • Suivi des dispositions légales relatives aux copropriétaires

9-Relation avec les administrateurs

  • Participation aux réunions du conseil d’administration
  • Conseils aux administrateurs selon les lois en vigueur et pratique de gestion de copropriétés
  • Préparation des ordres du jour et convocation pour les administrateurs
  • Préparation des rapports de gestion
  • Rédaction des procès-verbaux suite aux réunions du conseil
  • Suivi des demandes des administrateurs

10- Relation avec les copropriétaires

  • Préparation et suivi des états de comptes
  • Réponse aux questions des copropriétaires
  • Suivi des plaintes & commentaires des copropriétaires
  • Établissements des avis aux copropriétaires & résidents
  • Préparation des mises en demeures aux copropriétaires (aux frais du copropriétaire)
  • Assistance à un copropriétaire pour compréhension de la déclaration de copropriété (aux frais du copropriétaire)
  • Assistance à un copropriétaire pour projets personnels, sinistres responsables (aux frais du copropriétaire)

11-Relations avec les créanciers hypothécaires (reprises de finance)

  • Préparation et suivi des états de comptes des unités en reprise de finance (aux frais du copropriétaire)
  • Préparation des avis d’hypothèque légale, préavis d’exercice des droits hypothécaires (aux frais du copropriétaire)

12-Relations avec les notaires et agents d’immeuble

  • Réponses aux questions et demandes (aux frais du copropriétaire)
  • Préparation des documents relatifs à la vente d’une unité (aux frais du copropriétaire)

13-Secrétariat

  • La réception des appels des copropriétaires,
  • Traitement des demandes au Syndicat et de rendre compte au conseil d’administration et d’y répondre dans un délai raisonnable.
  • Recevoir le courrier relatif au Syndicat, y répondre et y donner suite dans un délai raisonnable.
  • Pendant les heures de bureaux et dans le cadre de ses fonctions, répondre aux demandes verbales et aux appels téléphoniques, dispose d’un répondeur où on peut laisser les messages en son absence, et y donner suite dans un délai raisonnable.
  • La langue de communication officielle écrite pour tous les documents officiels du syndicat est la langue française.
  • Tout copropriétaire peut communiquer verbalement ou par écrit avec le Gestionnaire dans les deux langues, français et anglais, et le Gestionnaire communiquera verbalement ou par écrit dans ces deux langues.
  • Les avis et communiqués adressés aux copropriétaires par le Gestionnaire seront rédigés dans les deux langues, français et anglais.